La optimización operativa y la reducción de costes son dos de los objetivos principales de las empresas que buscan una mejora continua. Entender bien qué es BPO y llevar a cabo una estrategia de implementación adecuada, permite tanto reducir costes, como alcanzar la optimización operativa, mejorando la eficiencia y calidad de los procesos de la empresa. En este post vamos a analizar qué es BPO y cómo debe ser la aplicación práctica de esta estrategia.

Qué es BPO

BPO, o Business Process Outsourcing, es una estrategia basada en la subcontratación de una empresa externa, que asume la realización de ciertas tareas o procesos de negocio. El alcance de este acuerdo puede integrar una amplia variedad de actividades, que en el caso de las organizaciones de compras, van desde la selección y homologación de proveedores, al lanzamiento RFX y su revisión y/o negociación, gestión de contratos, procesamiento de pedidos y facturas y tramitación de pagos.
Todas estas tareas suponen una parte importante de los costes administrativos de las empresas, por los tiempos y recursos que consumen. Mediante una aplicación correcta, los departamentos de compras pueden concentrarse en las actividades clave orientadas al negocio, obteniendo importantes ventajas en eficiencia, coste y flexibilidad.

Crear una estrategia BPO paso a paso

1. Identificar los procesos a externalizar: a través de un análisis exhaustivo de la operativa actual, el primer paso será determinar qué áreas y actividades podrían beneficiarse del BPO. La prioridad será identificar procesos que consumen mucho tiempo y recursos, que requieren habilidades especializadas o el uso de sistemas de tecnología avanzada.
2. Seleccionar al proveedor adecuado: es muy importante investigar y asegurarse de seleccionar una empresa que no solo tenga experiencia en el área que se va a externalizar, sino que tenga la capacidad para asumir el alcance de trabajo necesario (tanto por carga, recursos, países, etc.) y comparta los valores y la cultura de la empresa.
3. Establecer objetivos claros: antes de formalizar el acuerdo, es crucial definir exactamente las expectativas a nivel cualitativo y cuantitativo, esto incluye metas específicas, plazos y criterios de calidad y rendimiento.
4. Contratación: los aspectos legales que regulan la relación entre dos empresas son el marco en el que van a trabajar, por eso es importante que los aspectos legales estén claros y prevean todo tipo de circunstancias.
5. Canales de comunicación: una vez seleccionado un proveedor (o varios), es esencial mantener líneas abiertas de comunicación, lo que ayudará a mejorar la relación y trabajar juntos de manera efectiva.
6. Implantación: esta fase incluye la creación y capacitación de los equipos de trabajo, la definición y documentación de los procesos, la configuración de la tecnología… Es una fase crítica porque, en caso de estar correctamente planteada, asegura la estabilización de los procesos en el mínimo plazo posible, lo que facilita que los beneficios se concreten de forma prácticamente inmediata.
7. Seguimiento y evaluación continua: es crítico definir e implementar un sistema de seguimiento continuo y programar evaluaciones regulares para asegurar que se están obteniendo los resultados esperados y hacer ajustes regularmente.

Ventajas y beneficios del BPO, las mejoras inmediatas

• Reducción de costes: la subcontratación implica una reducción y variabilización de costes internos que compensa ampliamente la inversión.
• Flexibilidad: el servicio permite absorber las fluctuaciones en los niveles de trabajo y permite gestionar de forma óptima las urgencias, dotando a las empresas y a los equipos de compras de capacidad de respuesta inmediata ante posibles cambios en el entorno.
• Acceso a procesos especializados: al externalizar ciertas tareas en un experto, el negocio se beneficia de competencias diferenciales en cada proceso generando ventajas competitivas: conocimiento experto en industrias, categorías y mercado que optimizan el ciclo de aprovisionamiento, así como tecnología avanzada y especializada.
• Mejora de la eficiencia y la calidad: un servicio de BPO desplegado por un proveedor adecuado, basa su valor en la mejora continua: estandarización y optimización operativa, reducción de tiempos por proceso y eliminación de errores.
• Enfoque en el negocio principal: BPO te permite liberar recursos y tiempo, lo que significa que puedes concentrarte en lo que realmente importa: tu negocio principal.

Los riesgos de una estrategia BPO incompleta o mal planteada

Los riesgos asociados a BPO, aunque son limitados, pueden surgir principalmente cuando no se desarrolla una estrategia adecuada para su implementación o cuando no se escoge al partner adecuado.

• Un enfoque bien estructurado es esencial para minimizar cualquier posible inconveniente y asegurar el éxito del proceso de externalización.
• En caso de no realizar una selección adecuada del proveedor de servicios, podrían surgir problemas de calidad o incumplimiento de los estándares requeridos con impacto en el negocio. Es crítico que la empresa seleccionada esté especializada y tenga amplia experiencia y conocimiento en los procesos delegados, al mismo tiempo que tiene capacidad para cubrir el alcance de servicio inicial y escalarlo si fuera necesario.
• Además de plantear unos objetivos claros, es crucial establecer líneas de comunicación accesibles y eficientes para evitar problemas y asegurar que ambas partes estén de acuerdo en expectativas y objetivos
• El seguimiento de estos objetivos y expectativas debe asegurarse estableciendo un sistema de seguimiento y reporting continuo, apoyado en soluciones que permitan el registro y actualización continua de los procesos gestionados.
• La confidencialidad y seguridad de los datos también son aspectos que deben ser tratados con atención. Trabajar con un proveedor de BPO fiable puede mitigar significativamente estos riesgos.

Aunque existen riesgos, estos se eliminan cuando se decide trabajar con el proveedor adecuado, con un proceso de implementación y de trabajo bien estructurado y ampliamente probado.

Contactar con una empresa especializada en procesos BPO

Los servicios de BPO son una solución integral para evaluar, rediseñar y optimizar los procesos de un negocio, especialmente interesantes en las actividades de aprovisionamiento de cualquier empresa.
Si cuentas con la experiencia de un consultor BPO, tu empresa tiene la oportunidad de trabajar desde la experiencia y el conocimiento de profesionales especializados, capaces de identificar áreas de mejora y diseñar estrategias a medida.
Con la orientación de un experto, se aseguran los resultados en términos de eficiencia, reducción de costes y calidad. Este enfoque no solo se centra en los aspectos operativos, también abarca la cultura organizacional, asegurando que los cambios se mantengan y generen un impacto duradero.

La flexibilidad que aporta delegar determinados procesos en un experto, con una estrategia profesional adaptada a las necesidades específicas de cada empresa, ofrece una importante ventaja competitiva a cualquier organización.
En Fullstep hemos trabajado con empresas de distintos sectores y tamaños para implementar estrategias de Business Process Outsourcing y contamos con relevantes de éxito. Si quieres saber más acerca de qué es BPO y cómo puede ayudarte
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