Qué es un KPI
Los KPI (Key Performance Indicators) es el término en inglés de indicadores clave de desempeño. Los KPIs son métricas utilizadas para medir y cuantificar los resultados de un proceso o estrategia de negocio. Existen diferentes indicadores de desempeño para las diferentes áreas de una empresa, de esta forma podemos encontrar KPIs de compras, marketing, logística, ventas, servicio al cliente…
Todo KPI debe cumplir el criterio SMART:
• Specific – específico
• Measurable – medible
• Agreed upon – alcanzable
• Realistic – realista
• Time-related – medible en el tiempo
Los KPIs se reflejan en un cuadro de mando, donde se visualizarán de forma fácil, intuitiva y económica los indicadores seleccionados, permitiendo un control, seguimiento y optimización de costes de cualquier proceso, departamento y/o acción.
Un aspecto importante a subrayar, es que además de permitirnos el seguimiento de la actividad empresarial, nos ayudará a anticipar y corregir desviaciones respecto a los resultados esperados, facilitando la generación de decisiones, medidas y acciones para minimizar en lo posible los riesgos y sobrecostes identificados.
Top 10 KPIs en compras
1) Ventas sobre Gasto
Un departamento de compras debe conocer la ratio de ventas sobre gasto y actualizarlo mensualmente.
Este es un indicador clave para cualquier departamento de compras, ya que esta medida te permitirá actualizar el presupuesto de gasto de tu compañía. Es decir, en caso de caída de ventas, tendrás claro como actualizar y ajustar tu presupuesto.
2) Desviación Presupuestaria y Real.
El seguimiento presupuestario es determinante para llevar un buen control del departamento, y es recomendable revisarlo mensualmente. En muchos casos, los escenarios cambian mucho desde el momento en que se confeccionan los presupuestos anuales, y es necesario realizar los ajustes necesarios para no incurrir en gastos innecesarios.
Esta ratio junto con la ratio de ventas sobre gasto, son dos medidas que, de forma conjunta y aislada, te ayudarán a recibir una alerta tanto para realizar el ajuste de tus presupuestos como para rectificar posibles pedidos de acopio / planificaciones / pedidos futuros, acordados con tus proveedores.
3) Ahorro total de costes
Esta ratio te permite medir el esfuerzo del departamento en la consecución de sus resultados.
Este indicador se puede medir en dos o más dimensiones:
1) Ahorro previsto sobre costes previstos. Esta ratio, mide los resultados de la negociación respecto a un comportamiento de consumo previsto de antemano.
2) Ahorro real sobre coste real. Este indicador mide el impacto real que tiene el ahorro en nuestra cuenta de resultados.
3) Ahorro real sobre coste previsto. Este indicador excluye el factor volumen, es decir aislamos el impacto de un aumento/disminución de consumo en el resultado.
Esto mide la contribución del departamento de compras al éxito financiero de la compañía.
4) Calidad
Es importante medir y establecer una ratio de devoluciones o pedidos rechazados para valorar a nuestros proveedores tanto cuantitativa como cualitativamente.
Este indicador resulta muy efectivo para mejorar la calidad y seguridad del servicio, ya que identifica métricas para medir el progreso hacia la mejora de la calidad de los productos. Por ejemplo, “defects per million” (DPM).
5) Entrega
Este indicador mide como el departamento de compras obtiene lo que la empresa necesita en el tiempo requerido, es decir, nos ayuda a analizar los periodos medios de entrega por proveedor, el cumplimiento de plazos establecidos, desviaciones de plazos negociados…
En definitiva, este KPI sirve para marcar SLA´S (Service Level Agreements) en tus acuerdos con proveedores, y resulta muy efectivo para establecer políticas de penalizaciones/bonificaciones.
6) Tiempo del ciclo de adquisición
El tiempo del ciclo de adquisición puede medir bien sea, el tiempo medio que se tarda entre la presentación de la solicitud y la colocación de la orden de compra, o el tiempo que se lleva desde el principio de un proceso de aprovisionamiento hasta el momento en el que se firma el contrato.
7) Porcentaje del proveedor que representa el 80% del gasto
Este indicador, permite identificar donde se concentra el 80% del gasto de la compañía, y dirigir de esta forma el esfuerzo del departamento hacia estos productos/proveedores, que es donde en definitiva podrás obtener mayores ventajas a nivel ahorro y riesgo.
8) ROI de adquisiciones
Este indicador mide la rentabilidad de la inversión o gasto realizado en proyectos, procesos de racionalización, optimización y/o ahorro.
Este KPI te dará una visión global para tomar decisiones acertadas.
9) Managed cost
Se trata del % del gasto que el departamento de compras influye a través del proceso estratégico de abastecimiento, no incluye los costes laborales ni los impuestos.
Este % nos permitirá dimensionar el departamento de acuerdo al volumen de compra centralizada, además de identificar nuevas iniciativas a incorporar a la gestión del dpto.
10) Cumplimiento de formas de pago
Esta ratio tiende a confundirse con una ratio más financiera, pero no debemos olvidar que el conocer nuestros compromisos contractuales es casi tan importante como medir los compromisos a los que han llegado nuestros proveedores.
Es por ello que se hace imprescindible controlar los periodos medios de pago a nuestros proveedores, y ver si estamos cumpliendo o no con las condiciones de pago pactadas en contrato, ya que esto va a afectar positiva o negativamente en nuestras negociaciones actuales y futuras.
Este indicador redunda en una buena gestión de tu cartera de proveedores.
Importancia de los KPIs y sus variantes
En la era digital actual, donde la transformación y adaptación tecnológica son esenciales para la supervivencia y crecimiento de las empresas, los KPIs adquieren una relevancia aún mayor. A continuación, exploramos cómo los KPIs se han adaptado y por qué son cruciales en este nuevo entorno:
- KPIs en Tiempo Real: Con la digitalización, las empresas tienen la capacidad de monitorear sus indicadores clave de desempeño en tiempo real. Esto permite una respuesta más rápida a cualquier desviación o problema, optimizando la toma de decisiones.
- Integración con Inteligencia Artificial: Los sistemas modernos de análisis de datos integran algoritmos de inteligencia artificial que pueden predecir tendencias basándose en KPIs pasados y actuales. Esto brinda a las empresas una ventaja competitiva al anticipar posibles escenarios futuros.
- KPIs Personalizados: La era digital permite la creación de KPIs más personalizados y adaptados a las necesidades específicas de cada empresa o incluso de cada departamento. Esto se traduce en métricas más precisas y relevantes.
- Automatización y KPIs: Muchos procesos empresariales se han automatizado gracias a la tecnología. Los KPIs ayudan a medir la eficiencia y efectividad de estas automatizaciones, asegurando que las máquinas y sistemas trabajen al máximo rendimiento.
- KPIs y Experiencia del Usuario (UX): En el mundo digital, la experiencia del usuario es fundamental. Los KPIs relacionados con UX, como el tiempo de carga de una página web o la tasa de conversión, son vitales para asegurar que los usuarios tengan una experiencia positiva y, por ende, se fidelicen con la marca.
- Seguridad Digital y KPIs: Con el aumento de ciberataques, es esencial tener KPIs que midan la seguridad de los sistemas y redes de una empresa. Estos indicadores pueden incluir el número de intentos de intrusión detectados o el tiempo de respuesta ante un incidente de seguridad.
- KPIs y Redes Sociales: Las redes sociales se han convertido en una herramienta esencial para las empresas. Los KPIs relacionados, como el alcance, la interacción o la tasa de clics, permiten evaluar la eficacia de las campañas y estrategias en estas plataformas.
Un aspecto importante a subrayar, es que además de permitirnos el seguimiento de la actividad empresarial, nos ayudará a anticipar y corregir desviaciones respecto a los resultados esperados, facilitando la generación de decisiones, medidas y acciones para minimizar en lo posible los riesgos y sobrecostes identificados.
