La automatización de procesos es una herramienta diferencial, se trata de un cambio que no solo optimiza recursos, además mejora la calidad del trabajo y potencia la satisfacción tanto de clientes como de empleados. Pero, ¿qué es exactamente la automatización de procesos y cómo puede transformar una empresa? Analizamos todas las claves en este post.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos, o BPA por sus siglas en inglés (Business Process Automation), se basa en la incorporación de tecnología para realizar tareas imprescindibles para garantizar la operatividad de la empresa. Este cambio radical permite que los equipos clave del negocio puedan centrarse en desarrollar tareas estratégicas, dejando que la tecnología se encargue de las gestiones que se pueden automatizar.

Qué tareas pueden automatizarse mediante procesos BPA

La Automatización de Procesos Empresariales abre todo tipo de posibilidades para optimizar y agilizar diversas tareas dentro de una organización, y concretamente dentro de las actividades bajo la responsabilidad de la organización de compras. Algunas de las más habituales y relevantes son las siguientes:

• Onboarding de proveedores: automatizar las tareas relacionadas con invitaciones y solicitudes de alta, con la incorporación a los sistemas corporativos o con calificación de proveedores, integrándose con otros procesos, reduce considerablemente la duración del ciclo de compra y el riesgo global.
• Revisión y gestión documental: sobre la organización de compras recaen procesos intensivos en gestión de documentación legal, cuya automatización permite mejorar los tiempos de gestión, eliminar errores y asegurar el cumplimiento. La automatización es especialmente relevante en la homologación de proveedores, una tarea clave tanto por los recursos que se destinan al proceso como por los riesgos que implica y el impacto que pueden tener en el negocio.
• Gestión del proceso de licitación, negociación y contratación: la automatización de los procesos de licitación y negociación (lanzamiento de invitaciones al proceso, integración de las políticas de compras, ordenación, comparativa y creación de escenarios de adjudicación etc.) acelera y mejora la creación, supervisión y adjudicación de RFX, resultando en una mayor adopción por parte de los usuarios y un mayor cumplimiento del presupuesto.
• Procesamiento de documentos de compra, facturas y pagos: muchos procesos y tareas implicadas en el ciclo de aprovisionamiento y gestión de facturas pueden automatizarse, incluyendo la validación de datos, firmas, integración con otros sistemas etc., asegurando el cumplimiento, la eficiencia, la precisión y la puntualidad, claves en estos procesos.
• Comunicación con proveedores: la implementación de esta tecnología facilita el intercambio de cotizaciones, contratos, órdenes de compra o facturas, permitiendo automatizar notificaciones y respuestas, así como el seguimiento de estos procesos.
• Análisis de datos e informes: la recopilación y análisis de datos automatizándolos de forma centralizada para generar informes facilitan y mejoran la toma de decisiones.

Estas son algunas de las áreas donde la automatización de procesos puede ser implementada, pero su alcance es amplio y adaptable a las necesidades específicas de cada organización. Implementar la automatización en estos procesos no solo ahorra tiempo y recursos, también aumenta la precisión y la eficiencia, lo que se traduce en una mayor competitividad.

¿Cómo implementar la automatización de procesos en tu empresa?

Para asegurar el éxito en la implementación de tecnología para la automatización de procesos de compras, es necesario diseñar un plan específico basado en los objetivos del área y del negocio. Los siguientes pasos, adaptados a las necesidades de cada empresa y cada organización de compras, son esenciales para asegurar el retorno de la inversión:

• Identificación de las tareas a automatizar: a partir de una auditoría de los procesos actuales, de los objetivos y de deben identificarse aquellas tareas y procesos susceptibles de ser automatizadas y priorizarlos según el impacto esperado a nivel productivo, económico y competitivo.
• Elección de las herramientas y partners adecuados: es crítico elegir las herramientas y el expertos adecuado y capaz de adaptarse a las características, necesidades y requerimientos de cada organización, atendiendo a factores clave como el nivel de conocimiento y especialización en el área de compras, la capacidad de personalización o la experiencia en la implantación de proyectos de digitalización y automatización de todo tipo y tamaño entre otros.
• Capacitación del equipo: tras la implementación de la tecnología, es vital que los empleados y usuarios reciban una capacitación que asegure obtener el máximo rendimiento de la herramienta.
• Monitorización de resultados: una vez implementadas las herramientas para la automatización, la monitorización de los resultados y la iteración con clave para asegurar la obtención de los resultados deseados y la mejora continua.

La importancia de la medición de la automatización de procesos

Medir el éxito y la eficiencia de los procesos automatizados en una empresa es crucial para asegurar que se están obteniendo los resultados deseados. Implementar Key Performance Indicators (KPIs) específicos puede proporcionar una visión clara del rendimiento y ayuda a identificar áreas de mejora.

• Tiempo de proceso: mide cuánto tiempo se tarda en completar una tarea desde que es lanzada hasta que queda cerrada.
• Tasa de error: evalúa la precisión de los procesos automatizados identificando la frecuencia de errores.
• Costes operativos: analiza si la automatización está ayudando a reducir los gastos asociados a ciertas tareas.
• Satisfacción: mide el impacto de la automatización en la experiencia de los usuarios internos y los proveedores.
• Retorno de inversión (ROI): calcula la rentabilidad de la automatización en comparación con los métodos tradicionales.
• Productividad del empleado: evalúa si la automatización ha tenido un impacto positivo en la carga de trabajo y la eficiencia de los empleados.

Establecer estos KPIs permite tener un control más preciso de los procesos, asegurando que estén alineados con los objetivos generales de la empresa y contribuyan al éxito y crecimiento continuo de la misma.

El impacto de la automatización de procesos para proveedores y clientes

La adopción de automatización de procesos en una empresa y concretamente en los departamentos de compras, transforma radicalmente la manera en que interactúa con los usuarios internos, así como con sus proveedores y sus clientes, creando un entorno más dinámico y eficiente. Para los usuarios internos, se traduce en una experiencia más fluida y personalizada, ya que los procesos automatizados permiten una respuesta casi inmediata a sus necesidades y consultas. No hay esperas innecesarias ni errores humanos, lo cual es crucial para fomentar la colaboración, la productividad y la satisfacción.
Desde la perspectiva de los proveedores, la implementación de BPA agiliza todas las transacciones y procesos de comunicación. Las órdenes de compra, la facturación y los pagos se generan con eficiencia, eliminando los retrasos y errores, mejorando la colaboración con el financiera.
Mediante métodos de automatización, se establece un ciclo donde la eficiencia interna se refleja en las relaciones externas, creando un entorno propicio para el crecimiento y la innovación. La empresa se posiciona como un activo clave en su mercado, y como un socio fiable y eficiente en la cadena de valor.