Con los avances tecnológicos de los últimos años, hemos presenciado una transformación digital de la facturación. Actualmente, la generación de facturas puede ser automatizada gracias a las soluciones de la (ahora) obligatoria facturación electrónica, lo que representa un paso hacia la simplicidad y una adaptación a la era digital.

La facturación electrónica es el equivalente digital de las facturas tradicionales en papel. Sin embargo, no es sólo un documento digitalizado, sino una factura que se ha creado, transmitido y almacenado utilizando tecnología digital. Esta herramienta ha ido ganando terreno en el mundo empresarial debido a su eficiencia, su ahorro de costes y su contribución a la sostenibilidad ambiental.

Optimizar los ciclos de gestión, incluyendo el cobro, y minimizar los errores derivados del factor humano son solo algunos de los beneficios que hacen imperativo para las empresas la utilización de programas de facturación electrónica para la creación de estos documentos.

¿En qué consiste la Ley Crea y Crece de facturación electrónica?

La Ley Crea y Crece es una legislación diseñada para estimular la formación de empresas, eliminar barreras a la actividad económica y combatir la morosidad.

Para abordar el problema de la morosidad, la Ley Crea y Crece promueve la implementación de la obligatoria facturación electrónica. Esto requerirá que todas las empresas y trabajadores autónomos emitan facturas electrónicas en sus transacciones comerciales, asegurando la trazabilidad y supervisión de los pagos.

La Ley Crea y Crece fue aprobada de manera definitiva el 15 de septiembre de 2022. La mayoría del Congreso aprobó la mayoría de las enmiendas que el Senado introdujo al proyecto de ley, terminando así su tramitación parlamentaria.

La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento Empresas, también conocida como Ley Crea y Crece, fue publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el 29 de septiembre de 2022. A partir de esa fecha, el Gobierno estableció un período máximo de 6 meses para desarrollar los reglamentos previstos en esta Ley (Fecha máxima 29 de marzo de 2023), aunque finalmente fue el pasado 15 de junio de 2023, cuando los Ministerios de Asuntos Económicos y Transformación Digital y de Hacienda y Función Pública, publicaron el Borrador.

En este Borrador se incluyen detalles sobre los requisitos para los proveedores de soluciones privadas relacionados con la interconexión entre plataformas, la interoperabilidad de los formatos, o el contenido mínimo que debe incluirse en los datos de la factura electrónica incluyendo la información sobre su estado. Los operadores que puedan verse afectados pueden enviar sus observaciones a la redacción del Borrador hasta el próximo día 10 de julio. A partir de esa fecha, el Real Decreto seguirá su tramitación hasta su publicación definitiva en el BOE, momento en el que comenzarán a contar los plazos previamente establecidos para la adaptación a la Ley Crea y Crece:

• Todas las empresas y trabajadores autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros deberán implementar la dicha facturación dentro de un año a partir de la aprobación del desarrollo reglamentario.
• El resto de las empresas y trabajadores autónomos, es decir, aquellos que facturan menos de 8 millones anuales, tendrán la obligación de implementar esta medida dentro de dos años, a partir de la aprobación del desarrollo reglamentario.

Además de la implementación de la facturación electrónica, la Ley Crea y Crece también se centra en varios aspectos clave para impulsar la creación de empresas y la actividad económica:

• Incentivos fiscales: Se establecen diferentes medidas fiscales para incentivar la creación de nuevas empresas y promover su crecimiento. Por ejemplo, podría haber reducciones de impuestos para nuevas empresas o beneficios fiscales para las inversiones en nuevas empresas.
• Regulación simplificada: La Ley también podría trabajar para simplificar la burocracia y hacer que el proceso de creación de empresas sea más fácil y menos engorroso. Esto podría implicar la reducción de los requisitos de documentación o la digitalización de ciertos procesos burocráticos.
• Financiación: La Ley podría establecer nuevas vías de financiación para empresas, en particular para nuevas empresas y pequeñas y medianas empresas. Esto podría incluir nuevos fondos de inversión o programas de garantía de préstamos.
• Educación y formación: Finalmente, la Ley podría también prever programas de educación y formación para ayudar a los empresarios a adquirir las habilidades y el conocimiento necesarios para crear y hacer crecer sus empresas.

Es importante destacar que todas las empresas y autónomos deben mantenerse informados sobre las actualizaciones y cambios en la ley y su reglamentación, ya que los plazos y requisitos específicos pueden variar. Además, es altamente recomendable obtener asesoramiento profesional para asegurarse de cumplir con todas las nuevas obligaciones legales y aprovechar al máximo las oportunidades que la Ley Crea y Crece ofrece.

¿Qué beneficios aportan a tu empresa este tipo de facturas?

Los beneficios financieros obtenidos de la automatización del proceso de facturación son considerables. Implementar la facturación electrónica puede representar un cambio significativo en las operaciones de una empresa.

• Ahorro de tiempo y eficiencia: las facturas electrónicas reducen significativamente el tiempo requerido para emitir, enviar y procesar facturas. Esto aumenta la eficiencia operativa y permite a los empleados centrarse en tareas más valiosas.
• Reducción de costes: al automatizar el proceso de facturación, las empresas pueden reducir los costes laborales asociados.
• Mayor precisión: los sistemas de facturación electrónica reducen los errores, como cálculos automáticos y validación de datos.
• Seguridad mejorada: las facturas electrónicas pueden ser más seguras que las facturas físicas, ya que se pueden proteger mediante encriptación y otras medidas de seguridad. Esto puede ayudar a proteger los datos financieros y personales de los clientes.
• Facilita el seguimiento y la auditoría: las facturas electrónicas se pueden rastrear y almacenar fácilmente en sistemas digitales, lo que facilita la auditoría y el seguimiento de las transacciones financieras. Esto genera un sentimiento de satisfacción también por parte de los clientes, ya que el proceso es mucho más sencillo para pagar y minimiza los tiempos de los procesos burocráticos habituales.
• Favorece el medio ambiente: al reducir el uso de papel, las facturas electrónicas son una opción más respetuosa con el medio ambiente.
• Acceso y recuperación rápidos: las facturas electrónicas se pueden acceder y recuperar fácilmente en caso de ser necesario. Esto puede ser especialmente útil durante las auditorías fiscales o cualquier otro tipo de revisión financiera.
• Cumplimiento normativo: muchos gobiernos alrededor del mundo están impulsando la adopción de la facturación electrónica debido a sus ventajas. Utilizar este sistema ayuda a asegurar que tu empresa esté en conformidad con estas normativas.

Tipos de facturas electrónicas

Es crucial diferenciar dos categorías principales de facturación electrónica: la factura electrónica en formato estructurado y la factura electrónica en formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos que pueden ser enviados a través de redes de comunicaciones electrónicas. Sin embargo, la diferencia radica en que el formato estructurado permite un tratamiento automatizado, mientras que el no estructurado no lo hace de manera tan sencilla.

• Facturas en Formato Estructurado: las facturas en formato estructurado (el que la Ley Crea y Crece propone como obligatorio para todas las empresas) contienen datos y pueden ser creadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y procesadas de la misma forma automática por los sistemas de pago y contabilidad del receptor.
• Facturas en Formato No Estructurado: las facturas en formato no estructurado son, esencialmente, imágenes. Esto significa que su procesamiento para ser incorporadas en los sistemas informáticos del receptor requiere un proceso como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). En este grupo se incluyen las facturas en papel escaneadas y los archivos PDF.

¿Cómo funciona un software de facturación electrónica?

Un software de facturación electrónica es una herramienta digital que automatiza y gestiona el proceso de creación, envío y seguimiento de facturas. Por ello, este tipo de software puede facilitar enormemente el proceso de facturación, aumentar la eficiencia, reducir errores y proporcionar un mejor control sobre los ingresos y el flujo de caja de una empresa.

1. Creación de facturas. El software permite a los usuarios crear facturas digitales a través del intercambio de datos relevantes (como información del cliente, detalles del producto o servicio, precios, impuestos y más) desde múltiples fuentes y en cualquier formato.
2. Firma y envío de facturas. Una vez creada la factura y firmada por el emisor, puede ser enviada electrónicamente al cliente, a través de un portal en línea, o por otros métodos digitales, permitiendo en algunos casos el envío automatizado de facturas recurrentes.
3. Validación y aprobación. A través de flujos de gestión y alertas configurables los usuarios de la empresa aprueban la factura electrónica según las reglas preestablecidas.
4. Seguimiento de facturas y pagos. El programa de facturación electrónica permite a los usuarios realizar un seguimiento del estado de las facturas, proporcionando actualizaciones cuando las facturas están pendientes de recibir, pagadas, vencidas, y pendientes de pago.
5. Integraciones. Es importante que el software de facturación se integre con otras plataformas sincronizando automáticamente los datos de facturación en los sistemas corporativos.
6. Seguridad y cumplimiento. Ayuda a las empresas a cumplir con las normativas fiscales y legales, como las regulaciones de privacidad de datos o las normativas específicas sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica. Esto puede incluir funciones como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y la creación de registros de auditoría.
7. Análisis y reporting. El programa de obligatoriedad de facturación electrónica debe proporcionar funciones de análisis y generación de informes, lo que permite a los usuarios visualizar y comprender sus datos de facturación, como las tendencias de ventas o los índices de morosidad.

Elegir un software adecuado de facturación electrónica

Al seleccionar un software de facturación electrónica para una empresa es importante tener en consideración varios factores, entre los cuales destacan:

• Accesibilidad: Es preferible optar por un software totalmente accesible, para facilitar el intercambio de información.
• Automatización: Un programa de facturación electrónica que permita la automatización de tareas incrementará la productividad al reducir el tiempo dedicado a actividades rutinarias.
• Conformidad legal: En el caso de las facturas electrónicas, es esencial que el software cumpla con todas las regulaciones legales y garantice la seguridad y privacidad de los datos gestionados.
• Integración: El software de facturación elegido debería ser capaz de integrarse sin problemas con otros programas o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) que utilices en la empresa. Recopilar datos diferentes en plataformas distintas sin poder relacionarlos puede ser un obstáculo para la toma de decisiones basada en la visión global de la empresa.