La transformación del rol de compras

Para entender la importancia de la transformación del rol de compras, primero es necesario conocer la evolución de esta función dentro de las organizaciones. Tradicionalmente, el departamento de compras se centraba principalmente en la adquisición de bienes y servicios al mejor precio posible. La eficiencia y la reducción de costes eran las principales metas. Sin embargo, en el mundo empresarial actual, estas metas ya no son suficientes para ser competitivo.

La transformación del rol de compras implica un cambio fundamental en la forma en que se concibe esta función. Ahora, el enfoque se ha desplazado hacia la creación de valor y la contribución estratégica a la empresa en lugar de simplemente reducir los costes. En otras palabras, el departamento de compras ya no es solo un centro de gastos, sino un centro de beneficios.

¿Por qué la transformación del rol de compras es importante?

Es importante entender por qué esta transformación es esencial en el mundo empresarial actual.

Competencia global. En un mundo cada vez más globalizado, las empresas se enfrentan a una competencia cada vez más agresiva. Aquellas que pueden adaptarse y aprovechar al máximo sus recursos de manera eficiente tienen una ventaja competitiva significativa.

Cambio en las expectativas del cliente. Los consumidores actuales tienen expectativas más altas que nunca. Quieren productos y servicios de alta calidad, entregados rápidamente y de manera sostenible. La función de compras desempeña un papel fundamental en la satisfacción de estas expectativas.

Volatilidad del mercado. Los mercados son cada vez más volátiles y cambian a una velocidad vertiginosa. Las empresas deben ser ágiles y capaces de adaptarse rápidamente a nuevas condiciones y desafíos. La transformación del rol de compras ayuda a las empresas a ser más flexibles y preparadas para el cambio.

Sostenibilidad y responsabilidad social. Cada vez hay más presión de los consumidores y los reguladores para que las empresas operen de manera sostenible y socialmente responsable. La función de compras desempeña un papel clave en la toma de decisiones que respalden estos objetivos.

Mayor complejidad en la cadena de suministro.  de hoy en día es más compleja que nunca, con proveedores de todo el mundo. La función de compras debe gestionar esta complejidad de manera eficiente y efectiva.

Herramientas y tecnologías para la transformación del rol de compras

La transformación del rol de compras no sería posible sin el apoyo de herramientas y tecnologías avanzadas. Estas son algunas de las soluciones que están impulsando este cambio:

Software de gestión de compras. Las soluciones de software especializado en compras permiten a los equipos gestionar de manera más eficiente el proceso de adquisición, desde la solicitud de cotizaciones hasta la gestión de contratos, aprovisionamiento y facturación. Implantar un software que digitalice los procesos de la actividad de compras es imprescindible para ganar eficiencia, control y competitividad. El valor para el negocio es clave, porque beneficia tanto al área de compras como al resto de equipos, que se ven involucrados en el proceso Source-to-Pay.

Analítica avanzada. Las organizaciones de compras que extraen conocimiento de los datos de su actividad, disponen de una importante ventaja competitiva. La técnicas de analítica avanzada de datos y la inteligencia artificial, permiten tomar decisiones de planificación y previsión seguras.

Automatización de procesos. La actividad de compras incluye tareas y procesos muy intensivos en recursos, que no permiten a los equipos concentrarse en áreas estratégicas. El uso de algoritmos de aprendizaje para la automatización de estos procesos, implica un salto en la actividad y el valor de las organizaciones de compras.

Plataformas e-commerce. La integración de catálogos B2B, dentro de un marco tecnológico que asegure el cumplimiento de las políticas y normativa de compras, permite a todos los usuarios conectarse con proveedores de manera eficiente, simplificando el proceso de adquisición.

Cómo medir las nuevas acciones del rol de compras

La gestión eficiente de un departamento de compras es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Para ello, los KPIs proporcionan información valiosa sobre las acciones realizadas e indican si se están obteniendo los resultados esperados o si por el contrario es necesario realizar optimizaciones de las estrategias propuestas.

Es decir, los KPIs del departamento de compras son herramientas esenciales para medir, evaluar y mejorar el desempeño en las adquisiciones empresariales. Estos indicadores proporcionan información valiosa que permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos con el objetivo de optimizar costes, mejorar la eficiencia, mantener la calidad y reducir los riesgos. La gestión efectiva de estos KPIs no solo beneficia al departamento de compras, sino que también tiene un impacto positivo en la empresa en su conjunto, contribuyendo a su éxito a largo plazo.

Número de proveedores.
Si bien diversificar la base de proveedores es una práctica beneficiosa para el negocio, un exceso de proveedores puede aumentar la complejidad y los costes. Medir y controlar el número de proveedores ayuda a racionalizar la cadena de suministro y a simplificar la gestión de relaciones comerciales.

Calificación del proveedor.
La calidad de los productos y servicios es esencial para mantener la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa. Un rating de proveedores permite evaluar de manera objetiva el rendimiento de los proveedores. Este KPI ayuda a identificar áreas de mejora y a tomar decisiones informadas sobre la continuidad de la colaboración con proveedores específicos.

Tiempos del ciclo de la orden de compra.
La eficiencia en el proceso de compra es un objetivo clave para cualquier departamento de compras. Medir los tiempos del ciclo de la orden de compra permite identificar cuellos de botella y retrasos en el proceso. Esto es esencial para optimizar la cadena de suministro y garantizar la entrega oportuna de productos y servicios.

Plazos de ejecución.
Los plazos de ejecución se refieren al tiempo que transcurre desde que se emite una orden de compra hasta que se completa la entrega. Este KPI es crítico para garantizar que las operaciones empresariales no se vean afectadas por retrasos. Un seguimiento adecuado de los plazos de ejecución permite tomar medidas preventivas y mantener la eficiencia operativa.

Relación entre presupuesto y gasto real.
Permite evaluar si la empresa se mantiene dentro de los límites presupuestarios establecidos. Identificar desviaciones nos ayuda a tomar medidas correctivas a tiempo y a evitar gastos imprevistos.

Porcentaje de Tail Spend.
El “Tail Spend” se refiere a una porción de gastos de bajo valor individual que, cuando se suman, pueden representar una parte significativa del gasto total. Medir el porcentaje de Tail Spend permite identificar áreas en las que se pueden realizar mejoras, ya sea a través de la consolidación de proveedores, o la automatización de procesos, a través de servicios especializados de outsourcing o de la implantación de soluciones de tecnología.