Las empresas se enfrentan, actualmente, al desafío de un mercado en constante cambio y evolución. Esto exige una capacidad de adaptación y rapidez de reacción que, de forma ineludible, implica al propio departamento de compras en su gestión de la Función de Compras de forma lo más eficiente y sostenible posible.

Ciclo de gasto inteligente: ¿Qué es?

Un Ciclo de Gasto Inteligente es un enfoque estratégico y tecnológico que busca optimizar cada etapa del proceso de gasto de una empresa. Desde la identificación de necesidades y la toma de decisiones de compra, hasta la gestión de proveedores y el control de gastos, esta metodología busca mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la competitividad. Mantener un ciclo de gasto inteligente es un objetivo difícilmente alcanzable desde una posición estática o tradicional que ha primado en otros escenarios del mercado mundial, antes de la globalización y de la revolución tecnológica. El “Ciclo de Gasto Inteligente” es un enfoque dinámico y estratégico en la gestión de gastos empresariales. Requiere adaptación constante, uso de tecnología avanzada y colaboración interna para maximizar eficiencia y competitividad en un entorno empresarial en constante cambio. Este enfoque busca no solo controlar los costos, sino también impulsar la innovación y la calidad en todas las áreas de la empresa.

Repasamos las cinco principales tendencias que se están siguiendo en las empresas más vanguardistas, para tratar de optimizar el ciclo del gasto. Estrategias basadas en conceptos que se están dando en otros ámbitos de la sociedad, pero que son perfectamente trasladables a los negocios y a las compras de la empresa.

1. Seguimiento de la demanda

Toda la cadena de suministro de la empresa depende del volumen de la demanda de los clientes. Hay negocios que permiten seguir modelos más o menos escalables, y, en general, se siguen patrones de predicción que, en un escenario tan variable como el actual, no suelen ser demasiado fiables.

La tecnología permite una monitorización de las ventas, de tal manera, que se puede conocer, instantáneamente, la progresión en la adquisición de los productos. Por ejemplo, cada vez que se efectúa una lectura del código de barras de un producto en una caja de un comercio, automáticamente se puede actualizar el dato general de las ventas de ese producto, y, automáticamente, notificar de la tendencia en dichas ventas, para hacer ajustes mucho más finos en la predicción de la demanda. La automatización lleva a contar con la información prácticamente en tiempo real.

2. Segmentación de los clientes

No todos los segmentos de clientes son iguales. Unos proporcionan más beneficios que otros. Y aunque esta segmentación puede ser un proceso caro y difícil, adaptar la cadena de suministro y el nivel de servicio a segmentos concretos, lleva a la empresa a dar una calidad a sus clientes que transforma una relación meramente comercial en una experiencia única y especial para el cliente, garantizando su fidelidad.

3. Centralización de la información de la cadena de suministro

La clave para que todo funcione con agilidad y fluidez es que la información relativa a todo el proceso, los pedidos a proveedores, plazos y producción, incluso el registro de entregas a clientes, permanezca accesible y centralizada. Para esto, la nube y las plataformas en el entorno online son la opción más inteligente.

Soluciones con un panel de control que muestra la información relevante para cada departamento en la empresa y que aportan visibilidad sobre el proceso para poder reaccionar con tiempo, son las que pueden transformar la cadena de suministro de la empresa en un eje fuerte y coherente hacia una mayor competitividad de ésta.

4. La analítica como protagonista

La tecnología ya está haciendo posible hacer un tratamiento adecuado de los datos para tener una representación fiable de lo que se mide. La optimización de la Función de Compras suele empezar por medir. Y se trata de continuar midiendo y obtener los indicadores que pueden aportar una imagen real de la situación en todo momento, para poder reaccionar.

El Big Data es una tendencia a nivel global y en todos los ámbitos del mundo empresarial. Pero la clave es saber qué debemos medir y contar con las soluciones que registren esos datos.

5. Respuesta al desafío omnicanal

El departamento de compras de las empresas que cuentan ya con el canal online para sus ventas, es poder gestionar de forma diferenciada las distintas características, tiempos y volúmenes de un canal tan nuevo y diferente al de la distribución tradicional.

Por otro lado, la revolución de la compra online también ha llegado al sector B2B. Hay ya una fuerte tendencia a la adquisición de productos y servicios a través del canal online.

En ambos casos, es necesario poder diferenciar las necesidades de los distintos canales, pero, al mismo tiempo, poder integrarlos en la Función de Compras de forma armónica y eficiente.