Muchos son los profesionales que utilizan el término compras y aprovisionamiento indistintamente, y es que son términos muy similares pero con significados diferentes. En este artículo vamos a aclarar las posibles dudas que puedan surgir al respecto.

Funciones del departamento de compras

El departamento de Compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados. En definitiva, una serie de tareas de vital importancia para que los suministros y las materias primas estén acorde con las necesidades de la empresa. El departamento de compras de una empresa juega un papel clave en el control de gastos.

El departamento de Compras no puede cumplir su función de forma aislada. La organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con otros departamentos de la empresa.

Para ello se tiene en cuenta:

• Los presupuestos elaborados por el departamento financiero.
• Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
• Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.
• Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Sus funciones son:

• Analizar las tendencias del mercado.
• Estudiar y medir los envíos de los proveedores: cumplimiento en calidad y cantidad
• Mantener con los proveedores relaciones eficientes.
• Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás departamentos.

 Sus objetivos son:

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Negociar precios y marcar presupuestos
• Cerrar condiciones de pago
• Conseguir suministros a tiempo, y en lugar preciso
• Cerrar contratos
• Homologar proveedores
• Controlar la calidad del producto y servicio
• Colaborar con las demás áreas de la empresa.

Funciones de la gestión de aprovisionamiento

Es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios para la producción o comercialización de sus productos o servicios cuando sean necesarios, en la cantidad requerida y manteniendo los niveles de stock óptimos. El aprovisionamiento es clave para mantener la continuidad y eficiencia de las operaciones de producción y/o servicios. Comprende las siguientes acciones:

• La planificación del stock necesario y la Gestión de las compras
• El almacenaje eficiente y seguro de los productos
• Propuestas de mejoras y soluciones para optimizar los flujos

 Las principales funciones de la gestión de aprovisionamiento son:

• Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.
• Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mínimos de cada material.
• Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.

 Los objetivos del aprovisionamiento son:

• Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y demás suministros.
• Minimizar la inversión en inventarios.
• Establecer un sistema de información eficiente.
• Cooperar con el departamento de compras.

Términos similares pero con finalidades diferentes

Mientras que la función del departamento de compras en una empresa se ocupa de “comprar bien”, el aprovisionamiento se asegura de que esos bienes y servicios estén “bien gestionados y planificados”. Ambas funciones son esenciales para el éxito de la cadena de suministro y requieren una coordinación efectiva para garantizar que los recursos estén disponibles de manera eficiente, contribuyendo al logro de los objetivos estratégicos de la empresa.

Aunque las funciones de compras y aprovisionamiento están interrelacionadas y a menudo se consideran parte de un mismo proceso general en las organizaciones, sus objetivos y actividades son distintos y complementarios.

Preguntas frecuentes

• ¿Qué es el aprovisionamiento estratégico?
  Es un enfoque que busca optimizar y mejorar los procesos de compra y suministro a largo plazo, considerando factores como costos, calidad y relaciones con proveedores.
• ¿Cómo puede la tecnología mejorar el proceso de compras?
  La tecnología ofrece herramientas que pueden automatizar procesos, comparar precios en tiempo real, gestionar inventarios y establecer comunicación directa con proveedores.
• ¿Qué es un proveedor preferente?
  Es un proveedor con el que una empresa establece una relación a largo plazo debido a su confiabilidad, calidad y eficiencia en la entrega.
• ¿Cómo se puede mejorar la relación con los proveedores?
  La comunicación abierta, la negociación justa y el establecimiento de acuerdos mutuamente beneficiosos son claves para una relación exitosa.
• ¿Qué desafíos enfrentan las empresas en el aprovisionamiento global?
  Los desafíos incluyen diferencias culturales, barreras lingüísticas, fluctuaciones en las tasas de cambio y variaciones en las regulaciones y normativas locales.

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