La importancia de la automatización en la gestión de compras ha ido en aumento en los últimos años. A medida que las empresas se enfrentan a una competencia cada vez más intensa y a la necesidad de optimizar sus procesos, la automatización se ha convertido en una herramienta clave para mejorar la eficiencia y reducir costes.

La gestión de compras es un componente vital de cualquier empresa, ya que implica la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento del negocio. Tradicionalmente, este proceso ha sido manual y propenso a errores humanos, lo que ha llevado a ineficiencias y a un mayor riesgo de pérdidas financieras.

¿Qué es la automatización de compras y suministros?

La automatización de las compras tiene como objetivo principal acelerar los procesos y liberar a los empleados de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Al ahorrar tiempo a través de la automatización, los empleados pueden centrarse en labores más importantes y críticas para el negocio.

Dicha automatización, es especialmente valiosa, ya que gran parte de las tareas y procesos son repetitivos. Las plataformas de compras son herramientas que se adaptan perfectamente a la automatización, ya que ofrecen diversas funcionalidades que mejoran los procesos de compras.

Estas plataformas son utilizadas para gestionar todo el proceso de compras, desde el abastecimiento hasta la gestión de las relaciones con los proveedores. 

La automatización de los procesos de compra se ha convertido en una estrategia que ayuda a reducir costes, mejorar la productividad, aumentar la eficiencia e incluso identificar deficiencias, ya que mejora la visibilidad de los gastos.

También conlleva una serie de beneficios de gran valor. En primer lugar, se acelera el proceso de aprobación, ya que el flujo de trabajo automatizado permite realizar los pedidos de compra de manera más rápida, reduciendo así el tiempo del ciclo de compra. Además, al eliminar la redundancia en los procesos, se vuelve más eficaz la gestión de las tareas.

La automatización también contribuye a mejorar las relaciones con los proveedores. La transparencia de los datos y los procesos fortalece la relación con los proveedores, ya que todos los implicados tienen visibilidad del proceso, lo que genera una metodología de trabajo más eficiente y un mejor rendimiento en los procesos de compras.

Principales retos de los departamentos de compras

Los equipos de compras se han enfrentado a diversos retos en los últimos años, siendo el más destacado la necesidad de adaptarse a las alteraciones causadas por  las recientes crisis (a nivel sociosanitario, geopolítico etc.). Estos cambios han tenido un impacto significativo en los flujos de trabajo de todas las áreas de negocio.

En particular, los equipos de compras han enfrentado una situación especialmente desafiante, ya que gran parte de su trabajo se realiza con proveedores externos, muchas veces desentralizados. Además de tener que adaptarse internamente, también han tenido que responder a los cambios del entorno.

Otro desafío importante ha sido la adopción del trabajo a distancia por parte de muchas organizaciones, lo que ha requerido modificaciones en las políticas empresariales para hacer frente al nuevo entorno remoto.

En este contexto, la digitalización ha desempeñado un papel fundamental en la materialización de la automatización en los equipos de compras. La implementación de tecnologías como software de gestión de compras ha sido clave para facilitar este proceso de automatización y mejorar la eficiencia en las operaciones de compras.

Ventajas de la automatización en compras y suministros

La automatización de los procesos de compra tiene varios beneficios significativos. Uno de ellos es la reducción de gastos al eliminar el papeleo y los esfuerzos manuales. Esto se traduce en ahorros en la adquisición de suministros y también en la contratación de personal encargado de tareas administrativas relacionadas con el abastecimiento.

La automatización aumenta la productividad al permitir que los equipos utilicen su tiempo de manera más eficiente. Se liberan de tareas manuales y pueden enfocarse en análisis, estrategias de abastecimiento y objetivos de gestión. Esto conduce a resultados más rápidos y eficaces.

Otro beneficio importante es la aceleración del proceso de compras. Mediante la digitalización de plantillas de órdenes de compra, flujos de aprobación y facturación electrónica, se agiliza significativamente el ciclo de compra. Esto evita errores y retrasos asociados a los procesos manuales y permite una mayor eficiencia.

La automatización también brinda una mayor visibilidad de los gastos. Las soluciones tecnológicas incluyen herramientas como dashboards que permiten visualizar en tiempo real los gastos realizados y el presupuesto disponible. Esto facilita la toma de decisiones estratégicas, el control de los gastos y la detección de oportunidades de ahorro.

Además, la automatización proporciona acceso a datos históricos y actualizados sobre el mercado y los proveedores, lo que facilita los procesos de negociación.

Otro aspecto destacado es la mejora en la comunicación con proveedores y clientes. La automatización facilita el intercambio de órdenes de compra, cotizaciones y facturas, lo que promueve una comunicación más fluida y precisa. Esto evita retrasos en los pagos, problemas con los proveedores y errores de comunicación que puedan afectar el proceso de compras.

Características que debe tener un software de automatización en compras y suministros

En el mercado actual, existen numerosas herramientas disponibles, pero es fundamental comprender tus necesidades antes de realizar cualquier compra de software de compras. A continuación, se presentan las principales consideraciones a tener en cuenta:

• Implementación rápida y flexible con una interfaz intuitiva: Al elegir una plataforma de compras, es importante buscar una solución en la nube que sea robusta pero ágil, lo que permitirá una implementación rápida y evitará alargar los tiempos de adopción. Además, la interfaz del software de compras debe ser fácil de usar para maximizar la eficiencia del equipo y evitar la necesidad de invertir más tiempo y recursos de los necesarios en capacitación o adaptación a una plataforma complicada.

• Seguimiento de aprobaciones y flujos de trabajo: El software de compras debe ser capaz de adaptarse a las reglas de cada organización en cuanto a la gestión y la autorización del gasto. Los flujos de trabajo deben ser automatizados, evitando la intervención manual del usuario final y permitiendo la escalabilidad a múltiples niveles de aprobación. Un sistema de flujo de trabajo automatizado reduce drásticamente el tiempo necesario para aprobar solicitudes de compra y ayuda a mitigar riesgos durante todo el proceso de aprobación.

• Inteligencia empresarial y visibilidad: Un objetivo clave de la implementación de un software de compras es obtener visibilidad del gasto por categoría. Es esencial buscar una solución que ofrezca capacidades de análisis e informes de datos históricos y en tiempo real. Esto permitirá comprender cómo se está utilizando el presupuesto y dónde se pueden identificar oportunidades de reducción de gastos.

• Integraciones sin problemas: Es recomendable seleccionar un software de compras electrónicas que se integre de manera fluida y complementaria con el resto de sistemas de la empresa, incluyendo aplicaciones contables o ERP, ya sea en la nube o en instalaciones. Esto garantiza una eficiencia en todo el proceso de compra, desde la solicitud hasta el pago.

La automatización en compras es clave en una empresa

En la actualidad, la automatización de los sistemas de compras desempeña un papel fundamental en la gestión eficiente de cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector.

A continuación, se presentan algunas de las principales tendencias que darán forma a la transformación digital en este ámbito:

• Desarrollo de una cultura digitalmente preparada: la innovación se convertirá en un elemento fundamental y accesible para todos.
• Composición de negocios para mayor agilidad: las organizaciones buscarán ser más flexibles y ágiles, con capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado.
• Importancia de la seguridad de las API: la seguridad de las interfaces de programación de aplicaciones (API) asumirá una relevancia significativa, garantizando la protección de los datos y la integridad de los sistemas.
• Utilización de microservicios: los microservicios se aprovecharán para impulsar la innovación, permitiendo la creación de soluciones más modulares y escalables.
• Desbloqueo y uso de datos: la capacidad para aprovechar y utilizar datos de manera efectiva será determinante para el crecimiento y desarrollo de las organizaciones.

En este contexto, la adquisición de bienes y servicios se ha vuelto crucial para mitigar los posibles efectos negativos en los negocios, especialmente en las condiciones económicas actuales. Sin embargo, muchos equipos de compras aún dependen de procesos basados en sistemas obsoletos que no se adaptan a los cambios. 

Por lo tanto, la automatización de los procesos de adquisición se presenta como una solución práctica para mejorar la eficiencia de esta función. Las tecnologías digitales pueden ayudar a los equipos de compras a mejorar la colaboración y el compromiso en toda la cadena de valor, desde la planificación y gestión de contratos hasta el abastecimiento, el control de pagos, la entrega de pedidos y la gestión de proveedores.

En resumen

La importancia de la automatización en compras y suministros en la gestión de compras ha ido en aumento en los últimos años. A medida que las empresas se enfrentan a una competencia cada vez más intensa y a la necesidad de optimizar sus procesos, la automatización se ha convertido en una herramienta clave para mejorar la eficiencia y reducir costes.

La gestión de compras es un componente clave de cualquier empresa, ya que implica la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento del negocio. Tradicionalmente, este proceso ha sido manual y  por tanto vulnerable a errores humanos, lo que ha llevado a ineficiencias y a un mayor riesgo de pérdidas financieras. 

Al utilizar sistemas automatizados, las empresas pueden estandarizar los procesos, establecer reglas y flujos de trabajo claros, y reducir la necesidad de intervención humana en tareas rutinarias. Proporciona eficiencia, precisión, reducción de costes y fortalecimiento de las relaciones con proveedores. 

Las empresas que adoptan la automatización en su proceso de compras obtienen una ventaja competitiva al optimizar sus operaciones y mejorar su rendimiento general. Es una inversión que no solo ofrece beneficios a corto plazo, sino que también sienta las bases para un crecimiento sostenible en el futuro.