¿Qué es la gestión de proveedores en la cadena de suministro?

La gestión de proveedores en la cadena de suministro engloba todas las actividades y procesos que una organización lleva a cabo para trabajar de manera eficiente las relaciones y la colaboración con sus proveedores en el ámbito de la cadena de suministro.

Esta gestión de proveedores implica una serie de actividades clave en cualquier empresa:

• Selección de proveedores: identificación y evaluación proveedores potenciales en función de criterios como la calidad de los productos o servicios, la fiabilidad, la capacidad de adaptación, los precios, la estabilidad financiera y el cumplimiento de los estándares éticos y ambientales.
• Gestión de contratos: una vez seleccionado el proveedor, se establecen acuerdos y contratos con los términos y condiciones de la relación comercial, que deben incluir aspectos como los plazos de entrega, las condiciones de pago, los SLAs etc..
• Monitorización y evaluación del desempeño: seguimiento regular del desempeño de los proveedores para asegurarse de que cumplan con los requisitos acordados. Esto puede incluir la evaluación de la calidad de los productos o servicios, el cumplimiento de los plazos de entrega, la capacidad de respuesta y la satisfacción de los usuarios internos y del cliente.
• Gestión de riesgos: identificación y evaluación de los posibles riesgos asociados con los proveedores y diseño e implementación de estrategias para mitigarlos. Esto implica evaluar la estabilidad financiera de los proveedores, establecer relaciones alternativas para evitar la dependencia excesiva, y desarrollar planes de contingencia en caso de interrupciones del suministro.
• Mejora continua: se busca establecer una colaboración estrecha con los proveedores para fomentar su desarrollo, a través de la innovación y la mejora continua en términos de calidad, eficiencia y sostenibilidad.

¿Por qué es importante la gestión de la cadena de suministro?

La gestión de la cadena de suministro es de vital importancia para las organizaciones porque contribuye a la eficiencia operativa, mejorando la productividad, y minimiza los riesgos que su actividad conlleva, al tiempo que permite reaccionar de forma más ágil y eficiente a los constantes cambios que presenta el contexto actual.

• Reducción de costes: la gestión óptima de la cadena de suministro contribuye a la eficiencia operativa, y permite identificar oportunidades de reducción de costes. Al optimizar los procesos, tener mayor control sobre los acuerdos y gestionar adecuadamente los inventarios, se pueden lograr importantes ahorros.
• Resiliencia y mitigación de riesgos: una cadena de suministro sólida y correctamente gestionada, es más resistente a los cambios y a los riesgos. Permite a las organizaciones anticiparse y mitigar los posibles impactos negativos causados por eventos imprevistos, como desastres naturales, interrupciones en la cadena de suministro o fluctuaciones en la demanda. Esto ayuda a mantener la continuidad del negocio y a evitar pérdidas significativas.
• Innovación y ventaja competitiva: la gestión de la cadena de suministro también puede ser un factor clave para la innovación y la ventaja competitiva. Al establecer relaciones sólidas con proveedores estratégicos, fomentar la colaboración y buscar constantemente formas de mejorar los procesos, las organizaciones pueden adaptarse mejor a las cambiantes demandas del mercado.
• Sostenibilidad: cada vez es más importante que las empresas cumplan con los criterios ESG reduciendo el impacto social y medioambiental de su actividad. Controlar y minimizar la huella de la cadena de suministro en todos sus niveles (extendiendo este control a ser posible más allá de los proveedores Tier1), reporta beneficios tanto a las organizaciones como a su entorno.

Características de la gestión eficaz de proveedores en la cadena de suministro

Para lograr una gestión efectiva, rentable y sostenible en el futuro, es importante considerar las siguientes características:

• Conectividad: la capacidad de acceder a diversos tipos de datos a través de herramientas de gestión del proceso Source-to-Pay, permite una visión integral de la cadena de suministro y facilita la toma de decisiones basada en información actualizada y precisa.
• Colaboración: la mejora de la colaboración con proveedores implica el uso de redes comerciales basadas en la nube, fomentando la transparencia, la comunicación fluida y la cooperación en toda la cadena de suministro.
• Ciberseguridad: la cadena de suministro debe fortalecer sus sistemas y protegerlos de posibles ciberataques, ya que es una de sus vías principales de entrada, de hecho, este riesgo llega incluso a triplicarse.
• Automatización: el uso de herramientas de inteligencia artificial permite recopilar, coordinar, ejecutar y validar procesos que afectan toda la cadena, aprovechando la automatización y el aprendizaje automático para optimizar su gestión.
• Analítica: es necesario incorporar a la gestión el dato en tiempo real, eliminando la latencia en la toma de decisiones y asegurando una respuesta adecuada y ágil a los cambios en la cadena de suministro.

Muchas empresas ya han comenzado a avanzar en la incorporación de estas herramientas a su cadena de suministro, con iniciativas que impulsan una gestión más eficiente, ágil y flexible, preparando a las empresas para afrontar los desafíos y cambios en el entorno en constante evolución.

Retos de la gestión de la cadena de suministro

Contexto actual
Nos enfrentamos a un contexto complejo en el que las cadenas de suministro están en el centro de las preocupaciones de las empresas. Las recientes crisis (a nivel sociosanitario, geopolítico, económico etc.), ponen de manifiesto la necesidad de asegurar el abastecimiento, tener control sobre los procesos y minimizar el riesgo, con un elevado coste económico y reputacional para las empresas que no se adapten a este contexto.

Mercados rápidamente cambiantes
Las demandas de mercado exigen a las empresas acortar el ciclo de vida del producto y generan una necesidad constante de innovación, con una elevada presión por actualizar continuamente y de forma ágil los productos ya existentes. Para ser competitivas las empresas están obligadas a contar con una cadena de suministro flexible, con una gestión optimizada, para poder adaptarse a las necesidades fluctuantes de la demanda y la producción.

Cumplimiento
Es imprescindible asegurar el control de los productos y servicios, garantizando altos estándares de de calidad y cumplimiento de requisitos normativos a nivel regional, nacional e internacional de fabricación, embalaje, manipulación y envío de productos. Esto incluye leyes de seguridad, leyes de protección medioambiental, así como las directrices de inclusividad y accesibilidad.
Para cumplir estos requisitos, será necesario implantar un sistema de homologación de proveedores y producto que asegure el conocimiento, control y resolución de cualquier incidencia.

Ventajas de contar con un software de gestión de proveedores en cadena de suministro

Un software de gestión de proveedores es una herramienta útil para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector. Sin embargo, cuando la cadena de suministro abarca múltiples regiones y niveles, implementar esta herramienta es clave para asegurar la continuidad del negocio, imprescindible para optimizar los procesos, incrementar la productividad de los equipos, asegurar el control y mitigar el riesgo.

• Contribuye a la eficiencia operativa, optimizando todos los procesos relacionados con la búsqueda, selección, homologación, comunicación y desarrollo de los proveedores.
• Proporciona un conocimiento inmediato del nivel de cumplimiento de los requisitos de homologación, calidad y desempeño de los proveedores, así como de todos los riesgos de la compañía asociados a la interacción con los mismos.
• Aporta la información suficiente para garantizar la toma de decisiones adecuadas en la selección y gestión de proveedores.
• Facilita la ejecución y el éxito de las auditorías internas y externas, al garantizar la integridad y trazabilidad de la información.
• Asegura la mejora continua, a partir de un modelo de gestión integral, adecuado al nivel de tolerancia al riesgo y adaptado a los requerimientos coyunturales de organización y mercado.

En definitiva, un software de gestión de proveedores permite optimizar y controlar la cadena de suministro de manera más efectiva, permitiendo la adaptación rápida a los cambios del mercado para poder ser competitivo en un entorno empresarial en constante evolución.