Un software de compras es una herramienta tecnológica diseñada para gestionar y automatizar el proceso de adquisición de bienes y servicios para una empresa. Desde la búsqueda de proveedores hasta la emisión de órdenes de compra y el seguimiento de entregas, el software de compras abarca todas las etapas del proceso Source-to-Pay.

La claves para la elección de un software de compras

A la hora de seleccionar un software empresarial para la gestión de compras, existen aspectos importantes con los que es necesario contar. Elegir la herramienta adecuada puede marcar la diferencia en el éxito de las operaciones comerciales.

Proveedor especializado

Existen numerosos proveedores en el mercado de soluciones de software empresarial, muchos con capacidad para cubrir una amplia variedad de procesos de gestión (comercial, contable, RRHH) etc. que sin embargo no están especializados en el trabajo de las organizaciones de compras. La gestión de compras incluye procesos de vital importancia para el negocio, con particularidades de deben ser atendidas desde el conocimiento, la experiencia y el trabajo continuo con esta área para alcanzar los objetivos marcados.

Alcance funcional

Para extraer todo el valor de un software de compras es importante realizar un análisis de necesidades y una hoja de ruta, donde se identifiquen tanto los procesos a digitalizar en diferentes etapas, como las funcionalidades clave dentro de cada uno para dar respuesta a esas necesidades. Un buen software de compras es escalable y se adapta a las necesidades cambiantes de la empresa. Una solución que cubra todo el proceso Source-to-Pay asegura que podrá adaptarse y dar respuesta a los requerimientos del área de compras tanto ahora como en el futuro.

Capacidad de personalización

Existen soluciones robustas con amplia cobertura de procesos a nivel funcional, que sin embargo resultan ser poco flexibles y solo permiten mínimas adaptaciones a nivel de configuración o desarrollos específicos. Cuando en la elección del software de compras se tiene en cuenta la capacidad de adecuación a las necesidades y características del negocio, es más sencillo alcanzar resultados tangibles de forma inmediata.

Facilidad de uso para los equipos

El personal que interactúa con las funciones del software de gestión de compras debe sentirse cómodo y seguro en su uso. Es fundamental que el programa sea de fácil manejo para todos los miembros del equipo y para los proveedores. Esto garantiza que puedan aprovechar al máximo todas las funcionalidades que ofrece. La simplicidad en la operativa del software es esencial para maximizar la eficiencia en una empresa.

Implantación

La implantación es una fase compleja que incluye tareas de instalación, parametrización o migración de datos y para la que es importante contar con un equipo solvente desarrolle el proyecto de forma ágil y sin errores. La colaboración activa de ambos equipos (empresa cliente y proveedor de software) liderados por un responsable de proyecto con amplia experiencia y conocimientos es clave para el éxito en esta fase. La capacidad del software para conservar los datos existentes es esencial para asegurar de que no se perderá información valiosa al realizar la transición.

Capacitación y soporte a usuarios

La asistencia al usuario es un factor crítico en la elección de un software empresarial de compras. El proveedor debe involucrarse en la capacitación de todo el equipo para comenzar el despliegue del software de manera efectiva, y a continuación ofrecer acompañamiento y soporte técnico y funcional tanto a los usuarios de la empresa como a los proveedores que deberán habilitarse y trabajar con el software de compras.

Integración con otros sistemas

El software de compras debe poder integrarse fácilmente con otros sistemas y aplicaciones empresariales. Esta integración asegura una fluidez en la transferencia de datos y procesos, lo que reduce la duplicación de tareas y la posibilidad de errores.

Seguridad

La seguridad de los datos es una preocupación cada vez mayor en todas las empresas. El software de compras debe incluir
características de seguridad avanzadas para proteger la información sensible. Esto incluye autenticación de usuarios, cifrado de datos y gestión de permisos y acceso restringido a información confidencial.

Ventajas de contar con un software de compras

Mayor visibilidad y control

Cuando se trata de administrar el presupuesto de compras de una empresa, la visibilidad y el control son fundamentales. El software de compras ofrece una vista global y en detalle de todos los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios y la relación con proveedores, lo que facilita el seguimiento y la gestión de los recursos financieros. Esto evita gastos no autorizados y permite tener un control completo sobre dónde y cómo se gasta el dinero de la empresa.

Optimización de la base de proveedores

Tener una lista sólida de proveedores de confianza es esencial para cualquier empresa. El software de compras, permite mejorar y agilizar el proceso de homologación de proveedores y evaluar su rendimiento de manera continua. Esto permite realizar un rating de proveedores que identifique los que mejor cumplen con las expectativas de compras y del negocio y tomar decisiones informadas adjudicaciones.

Ahorro de tiempo y recursos

El tiempo es dinero, y el software de compras es una inversión que ahorra ambos. De esta forma el equipo de compras no tiene que lidiar con la burocracia manual y puede centrarse en actividades más estratégicas que agreguen valor real a la empresa.

Además a través de la eficiencia operativa, el software de compras también ahorra costes gracias a la mejora del proceso de selección y adjudicación hasta alcanzar el máximo ahorro en cada licitación, gracias a la comparativa, la simulación de escenarios y la negociación basada en datos objetivos, y gracias a la normalización del proceso para garantizar el cumplimiento de las políticas de compras, a través de la configuración de flujos y permisos que aseguran la compra de todos los usuarios en canales y acuerdos previamente aprobados.

Análisis de datos avanzados

El software de compras no solo automatiza tareas, sino que también recopila una gran cantidad de datos valiosos. Esto puede utilizarse para analizar el rendimiento de los proveedores, identificar tendencias, pronosticar futuras necesidades de adquisición y mitigar los riesgos.

Entonces, ¿cuál es el mejor software de compras?

Aunque elegir el mejor software de compras para una empresa es una decisión que depende en gran medida de las necesidades específicas de la organización y su tamaño, existen criterios clave que deben considerarse al tomar esta decisión.

El software seleccionado debe ser intuitivo y fácil de utilizar tanto para los usuarios de compras como para los gerentes y empleados del resto de equipos y proveedores. Una interfaz amigable y una curva de aprendizaje óptima son factores importantes para garantizar una rápida adopción y una mayor eficiencia en la gestión de compras.

Además, un buen software de compras debe ser capaz de automatizar tareas clave, como la generación de órdenes de compra, la gestión de proveedores y el seguimiento de entregas. La automatización no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la probabilidad de cometer errores.

El software de compras seleccionado debe tener la capacidad de crecer y adaptarse a medida que la empresa se expande. Esto incluye tanto la incorporación de nuevos procesos dentro de la gestión del gasto y la relación con proveedores, como la fácil integración con sistemas corporativos clave.

La capacidad de realizar análisis de datos avanzados es una ventaja adicional. Un buen software de compras permite tomar decisiones basadas en datos, además de optimizar los procesos de adquisición.

El coste y el retorno de la inversión (ROI) también deben evaluarse cuidadosamente. Es importante analizar el coste del software en relación con los beneficios que proporciona.

En última instancia, la elección del mejor software de compras dependerá de cómo estos factores se alinean con los objetivos y el presupuesto de la empresa.